Archivierung

Bild: Photographische Werkstatt der Preußischen Staatsbibliothek, Public domain, Wikimedia Commons

Kurz: Das systematische, langfristige Aufbewahren von Daten, die nicht mehr aktiv im Tagesgeschäft gebraucht werden, aber aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen erhalten bleiben müssen.

Genauer: Unterscheidet sich von einem normalen Backup: Ein Backup schützt vor Datenverlust, eine Archivierung stellt sicher, dass alte Daten auffindbar und (oft gesetzlich vorgeschrieben, z. B. für Rechnungen) über Jahre unverändert nachweisbar bleiben.

Im Detail

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

In Deutschland schreibt z. B. die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) vor, dass geschäftsrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Buchungsbelege und Handelsbriefe sechs bis zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen — und zwar so, dass sie im Original (unveränderbar), vollständig und maschinell auswertbar bleiben (Stichwort GoBD — “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern”). Das unterscheidet Archivierung von einer bloßen Kopie: Eine gute Archivlösung protokolliert lückenlos, wer wann worauf zugegriffen hat, und verhindert technisch nachträgliche Änderungen (Revisionssicherheit) — ein simples “Datei in einen Ordner kopieren” erfüllt diese Anforderungen nicht, da nichts eine spätere Manipulation verhindert oder auch nur protokolliert.

Revisionssicherheit und WORM-Speicher

Technisch läuft Archivierung oft über spezialisierte Speichersysteme (WORM — “Write Once, Read Many”), die Daten physisch oder logisch vor Überschreiben/Löschen schützen — einmal geschrieben, lässt sich ein Dokument nicht mehr verändern, nur noch lesen, selbst mit Administratorrechten nicht ohne Weiteres. Kombiniert wird das mit einer durchsuchbaren Metadaten-Ebene (Dokumenttyp, Datum, beteiligte Personen/Firmen, Vorgangsnummer), damit ein einzelnes Dokument unter tausenden oder Millionen auch nach Jahren noch zuverlässig auffindbar ist — bei einer Steuerprüfung muss z. B. eine bestimmte Rechnung oft innerhalb kurzer Zeit vorgelegt werden können.

Abgrenzung zum Backup

Ein Backup dagegen wird typischerweise regelmäßig überschrieben (ältere Versionen fallen nach einer gewissen Zeit weg, z. B. “nur die letzten 30 Tage werden aufbewahrt”) und dient primär der schnellen Wiederherstellung nach einem technischen Ausfall (Datenverlust durch Hardware-Defekt, versehentliches Löschen, Ransomware), nicht dem langfristigen rechtlichen Nachweis. Ein Backup beantwortet die Frage “wie bekomme ich die Daten von gestern zurück, falls heute etwas schiefgeht”, eine Archivierung beantwortet “kann ich in acht Jahren noch beweisen, dass diese Rechnung so und nicht anders ausgestellt wurde”.

E-Mail- und Kommunikationsarchivierung

Ein oft übersehener Bereich ist die Archivierungspflicht für geschäftliche E-Mails und andere digitale Kommunikation — auch diese gelten in vielen Rechtsordnungen als aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen, sobald sie steuerlich oder handelsrechtlich relevante Inhalte betreffen (z. B. eine per E-Mail verschickte Rechnung), nicht nur klassische Papierdokumente.

Cloud-Archivierungsdienste

Cloud-Anbieter bieten spezielle, besonders günstige Speicherklassen für Archivdaten an (z. B. AWS Glacier), bei denen der Zugriff auf einzelne Dateien bewusst mehrere Stunden dauern kann — im Austausch für deutlich niedrigere Speicherkosten als bei “heißem”, sofort verfügbarem Speicher. Das passt gut zum Wesen von Archivdaten: Sie werden selten, aber eben nicht nie gebraucht, sodass ein Kompromiss zwischen Kosten und Zugriffsgeschwindigkeit wirtschaftlich sinnvoll ist.

Siehe auch: Archive, Datenverlust